De Vereniging voor Limburgse Dialect- en Naamkunde (hierna VLDN of ‘vereniging’) stelt alles in het werk om het vertrouwen van haar leden in stand te houden. Deze privacyverklaring beschrijft wanneer en waarom de vereniging persoonsgegevens verzamelt, welke persoonsgegevens dat zijn, waarvoor ze worden gebruikt, en hoe die gegevens worden beveiligd.

De verwerking van persoonsgegevens

Het secretariaat van de VLDN verzamelt, bewaart en gebruikt de persoonsgegevens van haar leden met als doel:
1. het versturen – zo mogelijk elektronisch, of anders per post – van:
• het jaarboek dat de leden kosteloos ontvangen als compensatie voor hun contributie,
• uitnodigingen voor haar jaarlijks congres en gebeurlijke andere activiteiten van de vereniging,
• uitnodigingen voor de jaarlijkse algemene ledenvergadering in het voorjaar,
• oproepen tot het betalen van de jaarlijkse contributie,
• periodieke of occasionele informatie over de werking van de VLDN, nieuwsbrieven met korte taalkundige artikels en informatie,
• al of niet met vermelding van het logo en de naam van subsidiërende instanties;
2. de vermelding van naam en woonplaats van haar leden in het jaarboek, ter rapportering aan de leden en subsidiërende instanties over haar werking;
3. de opname van naam en woonplaats van de leden in de congresmap van het congres dat zij bijwonen, ter informatie aan de mede-congresgangers.

De verzamelde persoonsgegevens kunnen omvatten:
• voornaam en familienaam, aanspreking, postadres, (indien bekend, ook) mobiel en/of vast telefoonnummer en e-mailadres van de leden,
• bankrekeningnummer van de leden, ten behoeve van de financiële administratie,
• briefwisseling en e-mailconversaties met leden en sympathisanten;
• het secretariaat houdt tevens bij of de contributie voor een bepaald jaar is betaald.

De vereniging gebruikt de persoonsgegevens van haar leden in geen geval voor marketing-doeleinden en verstrekt deze informatie nooit aan derden, tenzij met de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkenen.

De verzamelde persoonsgegevens zijn enkel bij het dagelijks bestuur (voorzitter, secretaris en penningmeester) bekend. De elektronische gegevens worden in een centraal bestand bewaard zolang het lidmaatschap loopt, en vervolgens nog vijf jaar of tot de uitdrukkelijke stopzetting van de bewaartermijn op verzoek van de betrokkene, tenzij de vereniging dient te voldoen aan een wettelijke bewaarplicht. Briefwisseling en e-mailconversaties worden eveneens na vijf jaar vernietigd, dan wel gewist.

De beveiliging van persoonsgegevens

Om de persoonsgegevens van haar leden te beveiligen, heeft de vereniging passende technische en organisatorische maatregelen genomen. Met name:
• de personen die namens de vereniging kennis kunnen nemen van persoonsgegevens zijn tot geheimhouding verplicht;
• het centrale bestand dat de persoonsgegevens bevat is met een gebruikersnaam en een wachtwoord beschermd en de machine waarop dit bestand kan worden geraadpleegd, bewerkt en beheerd is naar best vermogen (anti-virus, firewall) tegen datalekken beveiligd;
• van het centrale bestand dat de persoonsgegevens bevat worden op regelmatige tijdstippen back-ups gemaakt met het oog op herstel bij fysieke of technische incidenten;
• de bestuursleden van de vereniging werden geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

De vereniging streeft ernaar dat deze maatregelen voldoen aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, de Europese verordening nr. 2016/679 van 27 april 2016. Deze verordening is hier te raadplegen.

Toegang tot de persoonsgegevens en klachtrecht

Leden en andere personen van wie de vereniging persoonsgegevens bewaart, hebben te allen tijde het recht hun eigen gegevens in te zien, te laten wijzigen of verwijderen. Het volstaat dat zij hiertoe een verzoek per brief of per e-mail richten aan het secretariaat (zie de contactgegevens elders op deze website). Aan dit verzoek zal zo spoedig mogelijk gevolg worden gegeven, uiterlijk een maand na de dag waarop het verzoek is ontvangen, en hierna zal de betrokkene per kerende bevestiging van de tenuitvoerbrenging van zijn of haar verzoek ontvangen.
Wie twijfels heeft over de manier waarop de vereniging zijn of haar persoonsgegevens verwerkt, of wie na het doornemen van deze privacyverklaring hierover vragen heeft en contact wenst op te nemen, kan dit met behulp van de contactgegevens verstrekt elders op deze website.

Iedereen heeft het recht om in verband met het gebruik van zijn of haar persoonsgegevens een klacht in te dienen bij de toezichthoudende instantie in België of in het land waar hij of zij woont.

Verantwoordelijkheid

De VLDN, en meer bepaald haar secretariaat, fungeert als verwerkingsverantwoordelijke en is te bereiken via e-mail, per telefoon en per post. Zie de contactgegevens elders op deze website.

Deze privacyverklaring werd goedgekeurd door het bestuur van de vereniging en voor het laatst gewijzigd op 8 september 2018. Zij zal indien en waar nodig worden bijgewerkt.